شركة خدمات تقنية عالمية استبدلت السجل الورقي عبر 40 مكتبًا
أحالت شركة خدمات تقنية من 65,000 موظف سجلّات الاستقبال الورقية إلى التقاعد عبر 40 مكتبًا لصالح معيار تسجيل وصول واحد آمن في أقل من 60 ثانية.
التحدّي
كان الاستقبال يعمل بسجلّات ورقية وجداول بيانات عبر عشرات الحرم، بلا سجل أمني متّسق وبتسجيل وصول بطيء لآلاف الزوّار يوميًا.
على ذلك النطاق، عدم الاتساق هو الخطر الحقيقي: 40 استقبالًا تعني 40 طريقة مختلفة لتسجيل من في المبنى، ولا وسيلة لفحص الضيوف أو الموافقة المسبقة عليهم، ولا سجل موحّد يثق به فريق أمن أو امتثال. أي مراجعة حادثة تعني ملاحقة الورق عبر الحرم.
ما الذي نشرناه
NEXUS Visitor Management — تسجيل مسبق، وتسجيل وصول بـ QR/كشك، وإشعارات المُضيف، ودليل زوّار موحّد عبر كل موقع.
القدرات الرئيسية- تسجيل مسبق ودعواتيدعو المُضيفون الضيوف مسبقًا؛ ويصل الزوّار مُوافَقًا عليهم ومفحوصين مسبقًا.
- تسجيل وصول ذاتي بـ QR وكشكتسجيل دخول دون تلامس في ثوانٍ عند كشك الردهة أو من الهاتف — بلا اختناق عند الاستقبال.
- إشعارات مُضيف فوريةيُنبَّه المُضيف بالتطبيق والبريد والرسائل لحظة تسجيل ضيفه الوصول.
- فحص قوائم مراقبة وامتثاليمكن فحص الوافدين مقابل قوائم حظر داخلية، مع التقاط اتفاقيات السرّية والموافقات رقميًا.
- دليل زوّار موحّدسجل واحد قابل للبحث ومختوم زمنيًا لكل زيارة عبر كل الـ40 مكتبًا.
- شارات مرتبطة بالتحكّم بالوصولشارات رقمية أو مطبوعة محصورة بالمناطق المُوافَق عليها ومربوطة بالوصول عبر الأبواب.
كيف يعمل
يُدعى الزوّار ويُفحَصون مسبقًا قبل الوصول؛ وفي الموقع يسجّلون وصولهم ذاتيًا بـ QR أو كشك، ويُبلَّغ المُضيف فورًا، وتُسجَّل كل زيارة للأمن والتدقيق — بالطريقة نفسها في كل الـ40 مكتبًا.
النتائج
- تسجيل وصول في أقل من 60 ثانية عند كل استقبال
- سجل زوّار بدرجة أمنية عبر كل المواقع
- إشعارات مُضيف بالتطبيق والبريد والرسائل
- سجلّات ورقية مُقاعَدة عبر الشركة
حالة الاستخدام بالتفصيل
لمؤسسة موزّعة، إدارة الزوّار أقلّ عن مكتب الاستقبال وأكثر عن معيار أمني واحد يتصرّف بالطريقة نفسها في كل مكان. حين يُشغّل كل مكتب تدفّق التسجيل والفحص والتوثيق نفسه، يحصل فريق الأمن على دليل واحد للبحث، وأثر تدقيق واحد للتصدير، وسياسة واحدة للتطبيق — بدل مطابقة 40 دفترًا ورقيًا لاحقًا.
إنها أيضًا الأساس الذي تتّصل به بقية حزمة مكان العمل. لأن الزوّار والموظفين والمُضيفين يتشاركون دليلًا واحدًا ومحرّك إشعارات واحدًا، تمتدّ المنصّة نفسها لاحقًا إلى المكاتب والغرف والمواقف والمزيد دون إعادة إعداد الأشخاص أو إعادة بناء التكاملات.
استكشف UrSpayce Visitor Management
يُشغّل UrSpayce Visitor Management التسجيل المسبق وتسجيل الوصول بالكشك وQR وتنبيهات المُضيف وفحص قوائم المراقبة وسجلّات جاهزة للتدقيق عبر كل موقع على منصّة واحدة.
شاهد UrSpayce Visitor Management →الأسئلة الشائعة
كم يستغرق تسجيل وصول الزائر مع UrSpayce؟
يسجّل الزوّار المسجّلون مسبقًا وصولهم في أقل من دقيقة — يمسحون رمز QR أو ينقرون عند كشك الردهة، ويُبلَّغ المُضيف تلقائيًا، وتُصدَر شارة، بلا طابور عند الاستقبال.
هل يعمل نظام زوّار واحد عبر مكاتب كثيرة؟
نعم. يُشغّل UrSpayce معيار التسجيل والفحص والتوثيق نفسه عبر كل موقع بوصول قائم على الأدوار، فيُدار كل مكتب محليًا فيما يرى الأمن سجل زوّار موحّدًا جاهزًا للتدقيق عبر الشركة.
هل يستبدل السجلّات الورقية للامتثال؟
نعم. تُلتقَط كل زيارة كسجل رقمي مختوم زمنيًا مع الموافقات واتفاقيات السرّية، مستبدلًا السجلّات الورقية بسجل قابل للبحث والتصدير مناسب لمراجعات الأمن والتدقيق.