एक वैश्विक IT सर्विसेज़ फर्म ने 40 ऑफ़िसों में कागज़ी रजिस्टर बदला
एक 65,000-कर्मचारी IT सर्विसेज़ फर्म ने 40 ऑफ़िसों में कागज़ी रिसेप्शन रजिस्टर एक सुरक्षित, 60-सेकंड-से-कम चेक-इन मानक के लिए सेवानिवृत्त किए।
चुनौती
रिसेप्शन दर्जनों कैंपसों में कागज़ी रजिस्टर और स्प्रेडशीट पर चलता था, कोई सुसंगत सुरक्षा रिकॉर्ड नहीं और हज़ारों दैनिक विज़िटरों के लिए धीमी चेक-इन।
उस स्केल पर, असंगति ही असली जोखिम है: 40 रिसेप्शन का मतलब था इमारत में कौन था यह रिकॉर्ड करने के 40 अलग तरीके, मेहमानों को स्क्रीन या पूर्व-अनुमोदित करने का कोई तरीका नहीं, और कोई एकल लॉग नहीं जिस पर सुरक्षा या अनुपालन टीम भरोसा कर सके। किसी भी घटना समीक्षा का मतलब था कैंपसों में कागज़ का पीछा करना।
हमने क्या तैनात किया
NEXUS Visitor Management — प्री-रजिस्ट्रेशन, QR/कियोस्क चेक-इन, होस्ट नोटिफ़िकेशन और हर साइट में एक एकीकृत विज़िटर डायरेक्टरी।
मुख्य क्षमताएँ- प्री-रजिस्ट्रेशन और निमंत्रणहोस्ट मेहमानों को पहले से आमंत्रित करते हैं; विज़िटर पहले से अनुमोदित और पूर्व-स्क्रीन किए पहुँचते हैं।
- QR और कियोस्क सेल्फ़-चेक-इनलॉबी कियोस्क पर या फ़ोन से सेकंडों में कॉन्टैक्टलेस साइन-इन — कोई रिसेप्शनिस्ट अड़चन नहीं।
- तत्काल होस्ट नोटिफ़िकेशनहोस्ट को उनके मेहमान के चेक-इन करते ही ऐप, ईमेल और SMS से सूचित किया जाता है।
- वॉचलिस्ट और अनुपालन स्क्रीनिंगआगमन आंतरिक ब्लॉकलिस्ट के विरुद्ध स्क्रीन किए जा सकते हैं, NDA और सहमति डिजिटल रूप से कैप्चर करते हुए।
- एकीकृत विज़िटर डायरेक्टरीसभी 40 ऑफ़िसों में हर विज़िट का एक खोजने-योग्य, टाइमस्टैंप्ड रिकॉर्ड।
- एक्सेस-कंट्रोल-लिंक्ड बैजअनुमोदित क्षेत्रों तक सीमित और दरवाज़ा एक्सेस से बँधे डिजिटल या प्रिंटेड बैज।
यह कैसे काम करता है
विज़िटर आगमन से पहले आमंत्रित और पूर्व-स्क्रीन किए जाते हैं; ऑन-साइट वे QR या कियोस्क से सेल्फ़-चेक-इन करते हैं, होस्ट को तुरंत सूचित किया जाता है, और हर विज़िट सुरक्षा और ऑडिट के लिए लॉग होती है — सभी 40 ऑफ़िसों में एक ही तरह।
परिणाम
- हर रिसेप्शन पर 60-सेकंड-से-कम चेक-इन
- सभी साइटों में एक सुरक्षा-श्रेणी विज़िटर रिकॉर्ड
- ऐप, ईमेल और SMS से होस्ट नोटिफ़िकेशन
- कंपनी-भर में कागज़ी रजिस्टर सेवानिवृत्त
उपयोग-मामला विस्तार से
एक वितरित एंटरप्राइज़ के लिए, विज़िटर मैनेजमेंट फ़्रंट डेस्क से कम और एक ऐसे एकल सुरक्षा मानक से अधिक है जो हर जगह समान व्यवहार करे। जब हर ऑफ़िस वही प्री-रजिस्ट्रेशन, स्क्रीनिंग और लॉगिंग फ़्लो चलाए, तो सुरक्षा टीम को खोजने के लिए एक डायरेक्टरी, निर्यात के लिए एक ऑडिट ट्रेल, और लागू करने के लिए एक नीति मिलती है — बाद में 40 कागज़ी किताबों को मिलाने के बजाय।
यह वह नींव भी है जिसमें बाकी वर्कप्लेस स्टैक प्लग होता है। चूँकि विज़िटर, कर्मचारी और होस्ट एक डायरेक्टरी और एक नोटिफ़िकेशन इंजन साझा करते हैं, वही प्लेटफ़ॉर्म बाद में लोगों को फिर से ऑनबोर्ड किए या इंटिग्रेशन दोबारा बनाए बिना डेस्क, रूम, पार्किंग और अधिक तक बढ़ता है।
UrSpayce Visitor Management देखें
UrSpayce Visitor Management प्री-रजिस्ट्रेशन, कियोस्क और QR चेक-इन, होस्ट अलर्ट, वॉचलिस्ट स्क्रीनिंग और ऑडिट-रेडी लॉग हर साइट में एक ही प्लेटफ़ॉर्म पर चलाता है।
UrSpayce Visitor Management देखें →अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
UrSpayce के साथ विज़िटर चेक-इन कितनी तेज़ है?
पूर्व-रजिस्टर्ड विज़िटर एक मिनट से कम में चेक-इन करते हैं — वे एक QR कोड स्कैन करते या लॉबी कियोस्क पर टैप करते हैं, होस्ट को अपने-आप सूचित किया जाता है, और एक बैज जारी होता है, रिसेप्शन पर बिना कतार के।
क्या एक विज़िटर सिस्टम कई ऑफ़िसों में चल सकता है?
हाँ। UrSpayce रोल-आधारित एक्सेस के साथ हर लोकेशन में वही प्री-रजिस्ट्रेशन, स्क्रीनिंग और लॉगिंग मानक चलाता है, ताकि हर ऑफ़िस स्थानीय रूप से प्रबंधित हो जबकि सुरक्षा कंपनी-भर में एक एकीकृत, ऑडिट-रेडी विज़िटर रिकॉर्ड देखे।
क्या यह अनुपालन के लिए कागज़ी विज़िटर रजिस्टर बदल देता है?
हाँ। हर विज़िट सहमति और NDA के साथ एक टाइमस्टैंप्ड डिजिटल रिकॉर्ड के रूप में कैप्चर होती है, कागज़ी रजिस्टर को सुरक्षा समीक्षा और ऑडिट के लिए उपयुक्त एक खोजने-योग्य, निर्यात-योग्य लॉग से बदलते हुए।